Der Moment, in dem man einen Mitarbeiter entlässt, ist in aller Regel für keinen der Beteiligten ein Vergnügen. Während viele HR-Verantwortliche mit der Zeit eine gewisse Routine entwickeln, ist ein Kündigungsgespräch für die meisten Fachvorgesetzen eine unangenehme Ausnahmesituation. Zwar ist gerade die Kommunikations- und Marketingbranche von einer hohen Dynamik gesprägt und damit ist es wahrscheinlich, dass der Betroffene die Situation des anstehenden Jobwechsels grundsätzlich nicht zum ersten Mal erlebt. Dennoch ist eine von Arbeitgeber initiierte Trennung ein Schlag – um das Gespräch mit dem bestmöglichen Ergebnis zu führen, sollten daher immer Wertschätzung und Respekt im Fokus stehen.
Wir verraten Ihnen, wie Sie in Trennungsgesprächen Professionalität und Wertschätzung vermitteln und auf welche Stolperfallen Sie achten sollten.
1. Trennung oder Kündigung?
Machen Sie sich vorab klar: Führen Sie ein Trennungsgespräch, oder sprechen Sie eine Kündigung aus? Zwar werden die Begriffe oft synonym verwendet, eigentlich haben sie aber unterschiedliche Bedeutungen. Eine Kündigung muss rechtssicher vorbereitet werden, sonst drohen langwierige Folgen wie juristische Auseinandersetzungen. Ein Trennungsgespräch führt zwar – wie der Name schon sagt – auch zur Trennung, zielt jedoch auf eine einvernehmliche Lösung ab, z.B. einen Aufhebungsvertrag und ein Outplacement. Eine solche Regelung wird von den Betroffenen meist als wertschätzender empfunden, sodass kostspielige „Nachwehen“ vermieden werden.
2. Definieren Sie klare Prozesse und Rollen
Ein definierter Prozess gibt Halt und steckt einen Rahmen ab. Wenn Sie die nächsten Schritte kennen, entstehen keine Unsicherheiten. Klären Sie außerdem im Vorfeld, wer im Gespräch welche Rolle einnimmt. Grundsätzlich sollten die Gespräche nie nur zu zweit geführt werden, sondern mindestens zu dritt. Es bietet sich an, dass der HR-Verantwortliche die Kündigung ausspricht und der Fachvorgesetzte die inhaltliche Begründung liefert. Gibt es einen Betriebsrat, sollte dieser ebenfalls involviert sein.
3. Bereiten Sie sich gut vor
Im Idealfall hat Ihr Unternehmen Sie auf die Situation vorbereitet – nicht umsonst gibt es Coachings und Schulungen zum Thema Trennungsgespräche. Um das Gespräch sicher und ruhig führen zu können, sollten Sie die Konditionen sowie Ihre Verhandlungsspielräume kennen. Darüber hinaus sollten Sie den Schritt mit inhaltlich-fachlichen Argumenten begründen. Beschäftigen Sie sich vorab mit den möglichen Reaktionen des Mitarbeiters, um auch in heiklen Momenten ruhig zu bleiben. Last, not least: Sorgen Sie für angemessene Rahmenbedingungen in Sachen Räumlichkeiten und Zeitfenster.
4. Wer sagt es wann wem?
Bestenfalls haben Sie das Gespräch so terminiert, dass der Betroffene nicht durch das volle Großraumbüro zu seinem Platz zurückgehen muss – das ist der erste Schritt, um emotionale Reaktionen und den kaum kontrollierbaren Flurfunk einzuschränken. Legen Sie Reihenfolge und Überbringer der Nachricht fest: Bestenfalls erfahren es im ersten Schritt enge Mitarbeiter, dann der Rest der Belegschaft und erst danach gelangt die Information nach außen.
5. Unterstützung bei der Neuorientierung
Den gekündigten Mitarbeiter bei der Neuorientierung zu unterstützen zeigt Wertschätzung – für den Betroffenen wird es einfacher, sich mit der Situation zu arrangieren und sie mittelfristig auch als Chance zu begreifen. Die verbleibenden Kollegen sehen, dass Sie nicht einfach Leute rauswerfen, ohne sich über deren Zukunft Gedanken zu machen. Dabei hilft es nicht, dem Gekündigten einfach irgendeinen Outplacement-Berater zur Seite zu stellen. Steht diese Option im Raum, suchen Sie einen spezialisierten Berater, der die Branche kennt und versteht, was Ihr (ehemaliger) Mitarbeiter den ganzen Tag macht. Nur so kann schnell eine neue, langfristig zufriedenstellende Perspektive gefunden werden.
6. Betreuung der verbleibenden Belegschaft
Unterschätzen Sie nicht, welche Auswirkungen eine Kündigung auf die Arbeitsatmosphäre und damit auch auf die Produktivität haben kann. Investieren Sie lieber ein bisschen Zeit, um die verbleibende Belegschaft abzuholen. Zeigen Sie, dass Sie sich Gedanken darüber gemacht haben, wie die Aufgaben des ausscheidenden Kollegen aufgefangen werden und stehen Sie für individuelle Fragen zur Verfügung.
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